Par économie de temps, un recruteur peut être tenté de recourir à l’utilisation de logiciels de tri, de classement, ou encore d’évaluation des candidatures reçues.
Si l’utilisation de ces logiciels intervient lors de la première phase du recrutement et peut dès lors, sembler anodine, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’une décision entièrement automatisée et qu’elle doit être strictement encadrée.
Principe
En principe, l’utilisation des outils générant des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé est interdite par le RGPD. Cela s’explique évidemment par le fait que les analyses émanant des algorithmes peuvent être erronées, voire biaisées, et donner lieu à des discriminations.
Exceptions
Le RGPD permet cependant, dans certains cas, d’avoir recours à des décisions qui sont entièrement automatisées. Il y a 3 cas dans lesquels il est possible d’y recourir :
- La personne concernée a donné son consentement explicite ou ;
- La décision est encadrée par des dispositions légales spécifiques ou ;
- La décision automatisée est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat.
Dans le cas de l’utilisation des logiciels de tri et de classement des candidatures, un consentement libre n’est pas envisageable, en raison de la dépendance économique du candidat vis-à-vis du recruteur.
En l’absence de disposition légale spécifique, seule l’hypothèse de la nécessité à la conclusion du contrat peut être envisagée.
Or, le critère de nécessité doit toujours être interprété de façon très stricte et au cas par cas. Le Comité européen à la protection des données estime qu’une décision exclusivement automatisée peut être rencontré si le nombre des candidatures reçues pour le poste à pourvoir est « exceptionnellement élevé ».
Règlement IA (RIA – AI Act)
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement sur l’Intelligence artificielle (RIA ou AI act), un cadre particulier s’applique aux logiciels de tri et d’évaluation des candidatures qui intègrent de l’intelligence artificielle. Ces outils sont classés parmi les « systèmes à risque élevé », ce qui implique, entre autres :
- vérification que le système respecte les exigences de conception prévues par le RIA (fiabilité, sécurité, absence de biais manifestes) ;
- élaboration et conservation d’une documentation technique complète, incluant les données utilisées, les performances du modèle et les mécanismes de contrôle ;
- information claire et compréhensible des candidats sur l’utilisation d’un système automatisé et sur son rôle dans le processus de sélection ;
- possibilité pour le candidat de demander une intervention humaine et de contester la décision issue du traitement automatisé ;
- mise en place d’évaluations régulières pour identifier et corriger les biais ou erreurs ;
- notification des incidents majeurs aux autorités compétentes.
Ces obligations s’ajoutent aux principes du RGPD.
Droits des candidats
Le RGPD garantit aux candidats :
- un droit d’accès aux données et aux informations sur la logique de traitement ;
- un droit de rectification ou d’effacement ;
- un droit d’opposition aux décisions exclusivement automatisées et la possibilité de demander un réexamen humain.
Notre conseil :
Si vous utilisez ou envisagez d’utiliser un logiciel de tri automatisé, nous recommandons :
- d’associer le DPO dès la sélection de l’outil et d’effectuer une analyse d’impact (PIA) ;
- de vérifier la performance technique et la supervision humaine de l’outil ;
- de contrôler sa conformité au Règlement IA, en s’assurant de la documentation, de la traçabilité des décisions et de la gestion des biais ;
- de former les équipes RH pour qu’elles interprètent les résultats comme des aides à la décision et non comme des verdicts définitifs.
Notre équipe peut vous assister dans cette démarche. N’hésitez pas à nous contacter !